Blog del CRAI Biblioteca de Ciències de la Terra (UB-CSIC)

Mendeley és el nou gestor de referències bibliogràfiques que la UB ofereix a la comunitat universitària. Està adreçat a professors, investigadors i a tothom que utilitzi cites bibliogràfiques en els seus treballs. Combina una aplicació per a l’escriptori, Mendeley Desktop, que permet importar, fer cerques i ordenar les referències bibliogràfiques guardades, visualitzar els PDFs importats, fer anotacions, etc. (disponible per a Windows, Mac i Linux) amb Mendeley Web, un compte en línia amb característiques de xarxa social que permet compartir material i col·laborar amb altres usuaris en línia, crear un perfil públic personal, seguir investigadors i conèixer els darrers documents publicats en l’àmbit de recerca en què s’està treballant. Amb la versió Premium,  la que tindrà la comunitat UB, es disposa de les millors prestacions tant pel que fa a la capacitat d’emmagatzematge de referències i documents, com a la possibilitat de crear més i més nombrosos grups de treball.

Versió Desktop/ Escriptori

Per instal·lar la versió Desktop s’ha de crear un compte al web de Mendeley, fent servir l’adreça de correu UB per poder gaudir de la versió Premium, i des d’aquí descarregar la versió Desktop amb el botó Download Mendeley Free.

• Buscar i afegir referències

Cliqueu per ampliar

Cal tenir en compte que sota My Library hi ha la pestanya My Publications, que està pensada per incloure documents dels quals en siguem autors (ens demana la confirmació cada vegada que volem afegir-ne un). Per guardar documents publicats per altres és necessari crear carpetes on posar-los amb la pestanya Create folder. Des de la versió Desktop es poden buscar referències al repositori Mendeley amb la funció Literature Search (1) i afegir-les a la pròpia biblioteca, arrossegant-les des del panell de contingut (3)  i deixant-les anar a la carpeta on es vulguin guardar.
Quan se selecciona un dels elements del panell de contingut, a la dreta de la pantalla -pestanya Detalls (4)- apareixen totes les dades bibliogràfiques del document amb enllaços del web on estan penjats, si n’hi ha. En aquesta mateixa pestanya, Mendeley permet confirmar o buscar les dades de què es disposa a partir del DOI, PMID o ID de ArXiv. En la mateixa pestanya, a la barra de cerca, es poden buscar dades de documents amb Google Scholar (Google Acadèmic). Aquesta cerca només es pot fer amb PDFs importats.

Watch Folders (al desplegable del menú File) permet veure les carpetes presents al nostre ordinador i afegir-hi directament els PDFs que hi detecti, a Mendeley Desktop. Es pot anotar, citar i navegar per aquestes referències instantàniament.

• Gestió de documents i cites bibliogràfiques

Fusió de duplicats de noms d’autor, etiquetes i publicacions. A l’esquerra de la pantalla, a baix, hi ha el desplegable Filter by (author/tag or publication); si es fa clic en el nom que es reconeix que ha estat duplicat o que és incorrecte, es pot arrossegar i deixar anar a sobre de la forma correcta present a la mateixa llista per anomenar-lo de nou o unificar-lo.

Cerca intel·ligent a mesura que s’escriu. Dins d’un llistat de bibliografia o dins d’un document a text complet, només s’ha de començar a escriure a la barra de cerca (part superior dreta) i Mendeley en ressalta els termes corresponents.

Fer anotacions en els PDFs mentre es treballa a Mendeley Desktop. Quan es visualitza el PDF d’un document s’ha de seleccionar Add Note clicant el botó dret del ratolí al lloc desitjat. Si el PDF està compartit en un grup es veuran les notes de tothom, per això s’ha de sincronitzar la versió Desktop amb la web a través de My Library  (fent clic a Sync Library). Aquestes anotacions no s’emmagatzemen en el mateix document sinó en el propi compte Mendeley de la versió Web. Per crear un document que contingui aquestes anotacions, es pot exportar el PDF des de dins del visor de PDFs Mendeley, triant File- Export PDF with annotations.

Podeu veure-ho en aquest tutorial de Mendeley

[youtube:http://youtu.be/VD1z0boSpQY&w=400&h=300&rel=0%5D

Etiquetar i editar diversos documents a la vegada. Cal seleccionar els documents que es volen editar de cop pressionant Ctrl+clic. Tot seguit s’ha d’acceptar el missatge de confirmació d’edició per lots i introduir les dades que es volen salvar. Poden ser etiquetes, notes o altres referències com el nom de la publicació a què pertany un document.

L’organitzador d’arxius de Mendeley pot reanomenar i arxivar automàticament els  PDFs creant una estructura de carpetes clara i fàcil de recuperar quan es necessiti. Es poden trobar a Tools-Options-File Organizer (Mendeley-Preferences-File Organizer Tab si es treballa amb Mac). En la pestanya que s’obre, se selecciona Organize my Files si es vol una còpia cap a una carpeta nova de tots els documents afegits a Mendeley.  Sort files into subfolders serveix per crear una estructura de carpetes sobre la base de les característiques dels documents seleccionats.

• Importar i exportar referències

Es poden importar referències bibliogràfiques des d’una llarga llista de webs instal·lant la funció Web Importer en la barra de marcadors.  En la versió Desktop de Mendeley, obrint la pestanya Tools i fent Install Web Importer, s’obre la versió Web de Mendeley en la interfície on hi ha el botó “Save to Mendeley“, que s’ha d’arrossegar i deixar anar a la barra de marcadors.  Aquesta icona permet importar les dades bibliogràfiques d’una gran quantitat de PDFs presents a la xarxa. Quan s’obre la versió Desktop de Mendeley, s’ha de prémer el botó per actualitzar tots els canvis que s’hagin anat fent.

Per importar documents des de EndNote, cal entrar en aquest gestor de referències, anar a la pestanya “Aplicar Formato” i seleccionar “Exportar Referencias“. En el desplegable “Estilo de Exportación” cal seleccionar format “RIS”.  S’anomena i desa al propi PC amb editor l’XML. Des de Mendeley Desktop al desplegable File, es fa clic a Add Document.

Per exportar dades des de Mendeley se seleccionen els documents i es fa File-Export o bé es pressiona Ctrl + E (Cmd + E en Mac OS)

• Citar fonts bibliogràfiques

Per citar fonts bibliogràfiques s’ha d’instal·lar prèviament el Plug-in de Mendeley per Word i Open Office. Aquest Plug-in integra Mendeley amb el processador de textos. Per instal·lar-lo només cal fer clic a l’opció Tools del Menú de Mendeley Desktop i seleccionar l’opció del processador de text que es vol utilitzar. Un cop instal·lat apareixeran uns botons a la barra d’eines de Word o Open Office que permeten citar un document, generar bibliografia i editar manualment totes les entrades.

Podeu veure-ho en aquest tutorial de Mendeley

[youtube:http://youtu.be/zkrVbBSrK_w&w=400&h=300&rel=0%5D

Insert Citation és un d’aquests botons que apareixeran a la barra d’eines del processador de textos.

Cliqueu per ampliar

Si s’està treballant en Word, s’obrirà una finestra de referències des d’on es pot triar per autor, títol o any de publicació (de moment, només disponible per a Word) la citació que es vol afegir.

La referència que es vol citar s’insereix en el document amb un clic. Es poden afegir moltes cites separant-les per punt i coma. Per citar des de Mendeley es selecciona el document en qüestió i es fa clic en el botó “Send Citations to MS Word” (o Open Office si escau). Des d’aquí també es poden citar diversos documents, mantenint pressionada la tecla Ctrl i fent clic amb el botó esquerre del ratolí en els articles que es volen citar.

Per generar bibliografia d’un document escrit, només cal prémer el botó “Insert Bibliografy” un cop escrit  i Mendeley crearà automàticament una bibliografia, en l’estil bibliogràfic escollit, de tots els documents citats en el treball. Es pot escollir la tipologia de citació amb què es vol treballar entre una àmplia llista, des del menú desplegable.

Advertència per als usuaris d’Open Office: per salvar en format .doc, els usuaris d’Open Office han de fer servir el botó “Export to MS Word Compatible“.

Citació a Google Documents i altres editors.  Es poden afegir citacions a altres editors de text com Google Docs seleccionant el document que es vol citar a Mendeley Desktop i fent Edit–Copy Citation. Després s’enganxa en el document en què s’està treballant. Alternativament, es pot arrossegar i deixar anar l’article des de Mendeley Desktop fins al document en què es treballa i  s’afegirà la referència en l’estil predefinit.

Citació amb BibTex. També es poden citar i crear bibliografies en documents LaTex. Mendeley Desktop crea un arxiu en BibTex per a tota la biblioteca, per a un grup o per a un document. L’arxiu BibTex s’actualitza cada vegada que es realitza algun canvi en la biblioteca personal de Mendeley Desktop. Les citacions es generen automàticament en format (Autor Any). També es poden editar manualment a través del botó “Citation Key“, arxivat sota “Options” (Document Details Tab). Es pot habilitar BibTex a Tools-Options-BibTex Tab.

Mendeley Web

El primer que cal fer és anar al web de Mendeley i introduir-hi les dades del compte creat prèviament o, si no s’ha fet encara, crear-ne un de nou.

En obrir la versió web, Mendeley accedeix al “Dashboard“, on es poden veure els missatges i comentaris de les persones que se segueixen o que estan en grups dels que es forma part.

Cliqueu per ampliar

A la versió Web es pot fer una cerca avançada desde la pestanya “Papers“, permetent salvar  la referència i quan hi ha el PDF, també el PDF, cap a la pròpia biblioteca personal. Els documents o referències desats es veuran en la pestanya “My Library“, des d’on és possible obrir o veure’ls en la versió escriptori.

Per accedir des d’on sigui als propis documents cal activar la funció de sincronització d’arxius, amb lo que es poden tenir els documents també a la biblioteca de la versió web. Per fer-ho, cal seleccionar “All Documents” a la versió Mendeley Desktop, seleccionar “Edit Seetings“  fer els canvis que es necessitin, i prémer el botó Synchronize your Library

• Compatir documents i cites bibliogràfiques amb altres usuaris

Tots els membres d’un grup, un cop creat, poden pujar a la xarxa documents per compartir. Per crear-ne un, a la pestanya “Groups“, a l’esquerra de la pantalla, hi ha el botó “Create groups“. Un cop fet clic, s’obre una finestra que demana quines característiques tindrà aquest nou group, el nom, una descripció i les condicions de privacitat que es volen donar. Per afegir etiquetes o un’altra diciplina d’investigació (per defecte sortirà la mateixa disciplina de la persona que crea el grup) s’ha de  fer clic en “Add addicional info“. Un cop posada tota la informació es fa clic a “Create Group” i ja es té el grup creat (per tornar a editar característiques hi ha el botó “Edit Seetings“.

Hi ha tres tipus de grup:

1. Private Group: s’accedeix només per invitació. El contingut és visible només als membres del grup. Adequat per projectes de recerca privat.
2. Public Invite-only Group: Grups visibles a tots però només els que són membres poden editar continguts i compartir informació. Perfectes per exposar llistes de lectures públiques o resultats  d’investigació del propi laboratori.
3. Public Open Group: En aquests grups tothom pot unir-se i contribuir. Estan dissenyats per obrir debats al voltant de qualsevol tema.

Afegir membres i documents. Per invitar nous membres, hi ha el botó “Members Tab“. Es poden afegir membres presents als contactes de Mendeley Desktop, amb el botó “Add” o convidar qui es vulgui amb el botó “Invite“.

Es poden veure els documents d’un grup anant a la taula de documents (Documents Tab). Per afegir nous documents, s’ha d’anar al grup i fer clic a “Add Documents” de la barra superior. També es poden arrossegar i deixar anar els documents al grup des de les carpetes de Mendeley, o des de qualsevol lloc de l’ordinador. Per descarregar PDFs que un grup adjunta a un altre, s’ha d’anar a “Edit Settings” i fer clic a la funció “Download attached files to group“. Això només es pot fer entre grups privats. Per carregar a Mendeley Web tots els ajustos fets a un grup, prémer el botó Sync Library.

Ús dels grups. La pestanya “Overview” mostra un resum de què ha succeït en el grup des de l’última connexió. Actualitzacions de qui s’ha unit al grup, què ha dit cadascú dels membres i quins articles han estat afegits per qui. Es poden publicar actualitzacions d’estat, al requadre de dalt de la mateixa pestanya, enviar comentaris i opinar o dialogar sobre la investigació (Comment).

Amb Mendeley Groups es pot col·laborar, analitzar i parlar sobre noves recerques juntament amb els propis col·laboradors.

Si es té qualsevol pregunta o es vol assenyalar un error a Mendeley, només cal visitar http://feedback.mendeley.com i deixar el propi comentari o enviar un correu a support@mendeley.com. 

Si voleu més informació aquí podeu llegir el material del web del CRAI, amb tot de guies d’ús situades a la part dreta de la pantalla.